PRIVAATSUSTINGIMUSED

Siit leiate teabe („Tingimused“) selle kohta, milliseid isikuandmeid Eesti Metsameister OÜ kogub (registrikood 12394062, aadress Soola 3, 51004 Tartu; edaspidi „Ettevõte“), miks ja millisel õiguslikul alusel  neid töötleb, kui kaua andmeid säilitab, kellele neid edastab ning millised õigused teil on.

1. Üldteave ja vastutav töötleja

Ettevõte töötleb isikuandmeid vastutava töötlejana käesolevates tingimustes kirjeldatud ulatuses ja viisil.

Tingimused kohalduvad kõigile füüsilistest isikutest metsaomanikele ja kinnistuomanikele, kellega Ettevõte on kontakteerunud või kavatseb kontakteeruda metsateenus- või omandamispakkumise tegemiseks, samuti kõigile klientidele, kes on sõlminud või peavad Ettevõttega lepingueelseid läbirääkimisi, esitavad päringuid või külastavad Ettevõtte veebilehte, tööle kandideerijatele ning isikutele, kes satuvad Ettevõtte videovalve vaatevälja.

Tingimused tuginevad Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusele (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus, edaspidi „IKÜM“) ja Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusele (edaspidi „IKS“).

Kontakt andmekaitseküsimustes:

Eesti Metsameister OÜ
Soola 3, 51004 Tartu
E-post: andmekaitse@eestimetsameister.ee
Telefon: 655 9892

Kõikidele andmekaitseküsimustega seotud päringutele vastame hiljemalt 30-päeva jooksul.

2. Metsa- ja kinnistuomanike isikuandmete töötlemine

2.1 Milliseid andmeid töötleme?

Ettevõte töötleb metsa- ja kinnistuomanikest füüsiliste isikute kohta järgmisi isikuandmeid:

• nimi, isikukood, telefoninumber, e-posti aadress;
• kinnistute katastritunnused, asukoht ja pindala;
• kinnistusraamatu väljavõttetest pärinevad andmed kinnistu koormiste ja õiguste kohta;
• metsaregistrist ja Maa- ja Ruumiametist pärinevad metsamajanduslikud andmed eraldiste kohta;
• tööalased märkmed kontaktide ajaloo kohta kliendihaldussüsteemis (kontakti tulemus, korduskontakti vajadus, keeldumine, läbirääkimiste seis);

Ettevõte ei kogu ega säilita märkusi, mis sisaldavad isikute terviseandmeid, perekondlikke asjaolusid või muid eraelulisi detaile, mis ei ole otseselt vajalikud pakkumise tegemiseks. Sellised sissekanded kustutab Ettevõte viivitamata nende avastamisel.

2.2 Kust andmed pärinevad?

Isikuandmeid saadakse kinnistusraamatust, metsaregistrist, Maa- ja Ruumiameti andmekogudest ning muudest seaduslikult kättesaadavatest allikatest. Nendest allikatest kasutatakse eelkõige kinnistu ja selle omanikuga seotud andmeid, et hinnata kinnistu võimalikku sobivust Ettevõtte tegevusele. Kontaktandmeid saadakse kas andmesubjektilt endalt, tema poolt avaldatud kontaktandmetest või muudest õiguspärastest allikatest, mille kasutamine on kooskõlas kohaldatavate andmekaitsenõuetega. Iga andmetöötlus lähtub konkreetse kinnistu või metsaeraldise eelnevast hindamisest ning Ettevõtte õigustatud huvist teha kinnistuga seotud individuaalne pakkumine.

2.3 Miks ja millisel õiguslikul alusel andmeid töötleme?

Ettevõte töötleb metsaomanike isikuandmeid järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

• Pakkumise tegemine ja läbirääkimiste pidamine — Ettevõtte põhitegevus hõlmab metsamaa, põllu- ja rohumaa ning raieõiguste omandamist ning metsamajandamisteenuste osutamist. Selleks on vajalik tuvastada konkreetse kinnistu omanik ja võtta temaga ühendust individuaalse, kinnistupõhise pakkumise tegemiseks.
• Kontaktiajaloo dokumenteerimine ja läbirääkimiste järjepidevus — Ettevõte talletab kliendihaldussüsteemis peetud vestluste tulemused, tehtud pakkumised, omaniku eelistused ja vastuväited, et vältida korduvaid või vastuolulisi pöördumisi ning hallata läbirääkimisi järjepidevalt.

Õiguslik alus kõigi eesmärkide puhul on õigustatud huvi (IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt f). Ettevõtte õigustatud huvi seisneb äritegevuse teostamises, st metsamaa ja raieõiguste omandamises ning metsamajandamisteenuste pakkumises. Käesolev töötlemine kujutab endast otseturundust IKÜM põhjenduspunkti 47 tähenduses. Ettevõte on selleks koostanud dokumenteeritud õigustatud huvi hindamise.

2.4 Kui kaua andmeid säilitame?

Aktiivsete kontaktide puhul, kellega läbirääkimised on pooleli, säilitatakse andmeid kuni 18 kuud pärast viimast kontakti. Seejärel vaadatakse andmed üle ning need kas kustutatakse või määratakse neile uus piiratud säilitustähtaeg.

Kui isik on esitanud vastuväite edasisele kontakteerumisele, kustutatakse sisuline kontaktiajalugu viivitamata. Korduva kontakteerumise vältimiseks säilitatakse keeldumise registris üksnes minimaalne teave, milleks on kinnistut eristav tunnus, kustutamise kuupäev ja vastuväite põhjus. Isikuandmeid ei säilitata. 

2.5 Kuidas teavitame andmete töötlemisest?

Kui Ettevõte ei saa isikuandmeid otse andmesubjektilt, vaid kogub need kinnistusraamatust, metsaregistrist, Maa- ja Ruumiameti andmekogudest või muudest seaduslikult kättesaadavatest allikatest, täidab Ettevõte IKÜM artiklis 14 sätestatud teavitamiskohustust esimesel mõistlikul võimalusel, üldjuhul esmakordse kontakteerumise käigus.

Esmakordsel kontakteerumisel teavitab Ettevõte andmesubjekti vähemalt:

(a) Ettevõtte nimest ja kontaktandmetest;
(b) isikuandmete töötlemise eesmärgist, sealhulgas asjaolust, et pöördumine on seotud konkreetse kinnistu, metsaeraldise või raieõiguse vastu tuntava huviga;
(c) õigusest esitada igal ajal vastuväide isikuandmete töötlemisele otseturunduse eesmärgil;

Andmesubjekti soovil edastatakse teave ka e-posti teel.

3. Klientide isikuandmete töötlemine

3.1 Milliseid andmeid töötleme?

Ettevõte töötleb lepinguliste klientide kohta järgmisi isikuandmeid:

• nimi, isikukood, e-posti aadress, postiaadress, telefoninumber;
• pangakonto number;
• kinnistu-, kasutusvalduse- ja raieõiguse andmed;
• kinnistusraamatu väljavõttest pärinevad andmed;
• lepinguga seotud tahteavaldused, arved ja makseinfo;
• tehingute teostamiseks vajalikud volikirjad ja notariaalsete toimingutega seotud andmed.

3.2 Miks ja millisel õiguslikul alusel andmeid töötleme?

Ettevõte töötleb klientide isikuandmeid järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

• Lepingu sõlmimine ja täitmine — Ettevõte töötleb isikuandmeid raieõiguse võõrandamise lepingute, metsamajandamisteenuste lepingute ja muude tehingute sõlmimiseks ning täitmiseks. Õiguslik alus on IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt b ehk lepingu täitmine. 
• Seadusjärgsete kohustuste täitmine — Ettevõte töötleb isikuandmeid metsateatiste esitamiseks Keskkonnaameti metsaportaali kaudu, maksuaruandluseks Maksu- ja Tolliametile ning raamatupidamise korraldamiseks. Õiguslik alus on IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt c ehk seadusjärgse kohustuse täitmine. Kohalduvad sätted hõlmavad muu hulgas metsaseadust, raamatupidamise seadust ja maksukorralduse seadust. 
• Õigusnõuete esitamine ja kaitsmine — Ettevõte töötleb isikuandmeid võimalike lepinguvaidluste lahendamiseks ning õigusnõuete esitamiseks või nende eest kaitsmiseks. Õiguslik alus on IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt f ehk õigustatud huvi. 

3.3 Kui kaua andmeid säilitame?

Klientidega, kellega on sõlmitud leping, säilitatakse lepinguga seotud andmeid kuni 5 aastat lepingu täitmiseks, raamatupidamis- ja maksukohustuste täitmiseks ning võimalike õigusnõuete esitamiseks või nende eest kaitsmiseks.

4. Tööle kandideerijate isikuandmete töötlemine

4.1 Milliseid andmeid töötleme?

Ettevõte töötleb tööle kandideerijate kohta järgmisi isikuandmeid:

• CV-s esitatud andmed (nimi, kontaktandmed, elukoht, haridus- ja töökogemuse andmed, muud CV-s vabatahtlikult avaldatud andmed);
• värbamiskanali kaudu esitatud andmed (CVkeskus, LinkedIn, e-post);
• vestlusprotsessi käigus kogutud andmed (vestluste tulemused, hinnangud, märkmed).

Ettevõte ei küsi kandideerijalt andmeid, mis ei ole konkreetse ametikoha täitmiseks vajalikud.

4.2 Kust andmed pärinevad?

Andmeid saadakse kandideerijalt endalt CV-kanalite (CVkeskus, LinkedIn) või e-posti kaudu. Ettevõte ei kogu kandideerijate kohta teavet ilma nende teadmiseta.

4.3 Miks ja millisel õiguslikul alusel andmeid töötleme?

Värbamisotsuse tegemine — Ettevõte töötleb kandideerija isikuandmeid selleks, et hinnata tema sobivust konkreetsele ametikohale, viia läbi värbamisprotsess ning teha otsus võimaliku töösuhte alustamise kohta.

Õiguslik alus on IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt b ehk lepingueelsete toimingute tegemine kandideerija taotlusel.

Andmete säilitamine tulevaste värbamiste tarbeks — Kui kandideerija annab selleks eraldi nõusoleku, võib Ettevõte säilitada tema CV ja kontaktandmed võimalike tulevaste tööpakkumiste või värbamiste jaoks. Nõusolekut küsitakse eraldi pärast värbamisprotsessi lõppu. Nõusoleku andmisest keeldumine ei mõjuta konkursi tulemust ning nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta, kirjutades aadressile info@eestimetsameister.ee.

4.4 Kui kaua andmeid säilitame?

Kandidaadid, kes ei osutunud edukaks — Kui kandideerijaga töölepingut ei sõlmita, säilitab Ettevõte tema kandideerimisega seotud andmeid kuni 12 kuud pärast konkursi lõppu, arvestades võimalike värbamisotsustega seotud vaidlustamise tähtaegu.

Tulevaste värbamiste jaoks säilitatavad andmed — Kui kandideerija on andnud nõusoleku andmete säilitamiseks tulevaste värbamiste tarbeks, säilitab Ettevõte andmeid nõusolekus märgitud tähtajani. Kui tähtaega ei ole määratud, vaadatakse andmed üle vähemalt iga 12 kuu järel.

Tööle võetud kandideerijad — Kui kandideerijaga sõlmitakse tööleping, töödeldakse tema andmeid edaspidi töötajate isikuandmete töötlemise tingimuste kohaselt.

5. Videovalve

Ettevõtte kontoris kasutatakse turvakaamerat vara ja ruumide kaitsmiseks. 

Milliseid andmeid töödeldakse? Videovalve käigus töödeldakse kaamera vaatevälja jääva isiku kujutist, liikumist, asukohta ja salvestise aega.

Miks videovalvet kasutatakse? Videovalve eesmärk on kaitsta Ettevõtte vara, sealhulgas IT-seadmeid, dokumente ja muid töövahendeid, ning tagada ruumide turvalisus. Kaamera abil on võimalik tuvastada ja vajaduse korral tõendada õigusvastast sisenemist või muud turvaintsidenti. Kaamerat ei kasutata inimeste reaalajas jälgimiseks.

Mis on töötlemise õiguslik alus? Videovalve kasutamise õiguslik alus on Ettevõtte õigustatud huvi kaitsta oma vara ja tagada ruumide turvalisus IKÜM artikli 6 lõike 1 punkti f alusel. Ettevõte on selleks koostanud õigustatud huvi hindamine.

Kes salvestisi näeb? Juurdepääs salvestistele on piiratud. Salvestisi vaadatakse läbi ainult turvaintsidendi korral ning iga vaatamine dokumenteeritakse.

Kuidas inimesi videovalvest teavitatakse? Nähtavale kohale paigaldatud teavitussildid.

6. Veebileht ja kontaktivorm

Milliseid andmeid töödeldakse? Kui võtate Ettevõttega ühendust veebilehe kontaktivormi kaudu, töötleb Ettevõte teie nime, telefoninumbrit, e-posti aadressi, kinnistu aadressi, katastrinumbrit ning vormi kaudu esitatud sõnumis sisalduvaid andmeid. 

Miks andmeid kasutatakse? Kontaktivormi kaudu esitatud andmeid kasutatakse selleks, et vastata teie päringule, võtta teiega vajaduse korral ühendust ning hinnata, millise pakkumise või teenusega on teie pöördumine seotud. Kui esitate kinnistu andmed, kasutatakse neid üksnes teie päringu hindamiseks ja sellele vastamiseks.

Mis on töötlemise õiguslik alus? Kui pöördumine on seotud lepingu sõlmimise või ettevalmistamisega, on töötlemise õiguslik alus IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt b ehk lepingueelsed toimingud. Muudel juhtudel on õiguslik alus IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt f ehk Ettevõtte õigustatud huvi päringule vastata ja kliendisuhtlust korraldada.

Kui kaua andmeid säilitatakse? Kontaktivormi kaudu edastatud andmeid säilitatakse kuni päringu lahendamiseni. Kui päringu tulemusel sõlmitakse leping või jätkuvad lepingueelsed läbirääkimised, säilitatakse andmeid vastavalt lepingulisele suhtele või läbirääkimistele kohalduvale tähtajale.

Kas veebilehel kasutatakse küpsiseid? Veebilehe küpsiste kasutamise kohta leiate täpsema teabe eraldi küpsisepoliitikast.

7. Kellele võime isikuandmeid edastada?

Ettevõte edastab isikuandmeid üksnes siis, kui see on vajalik teenuste osutamiseks, lepingu täitmiseks, seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või Ettevõtte õigustatud huvi kaitsmiseks. Andmeid edastatakse ainult asjakohases ulatuses ja üksnes nendele isikutele või asutustele, kellel on selleks õiguslik alus või lepinguline kohustus tagada isikuandmete kaitse.

• Teenusepakkujad — Ettevõte võib kasutada volitatud töötlejaid, kes osutavad näiteks raamatupidamis-, IT-toe, kliendihaldussüsteemi, valvekaamerasüsteemi, personalijuhtimise, töötervishoiu või muid Ettevõtte tegevuseks vajalikke teenuseid. Sellised teenusepakkujad töötlevad isikuandmeid üksnes Ettevõtte juhiste alusel ja sõlmitud lepingu piires.
• Tehingute ja lepingute täitmisega seotud isikud — vajaduse korral võib Ettevõte edastada isikuandmeid notaritele, lepingupartneritele või muudele isikutele ulatuses, mis on vajalik tehingu ettevalmistamiseks, sõlmimiseks või täitmiseks.
• Riigiasutused ja muud pädevad asutused — Ettevõte edastab isikuandmeid riigiasutustele ja muudele pädevatele asutustele juhul, kui see on vajalik seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks, näiteks maksuaruandluse, metsateatiste, raamatupidamise või notariaalsete toimingute jaoks.
• Õigusnõustajad ja vaidluste lahendamisega seotud isikud — õigusnõuete esitamiseks, täitmiseks või kaitsmiseks võib Ettevõte edastada vajalikke isikuandmeid õigusnõustajatele, kohtule, kohtutäiturile, pankrotihaldurile või muule pädevale isikule või asutusele.

Ettevõte ei müü isikuandmeid ega edasta neid kolmandatele isikutele turunduslikel eesmärkidel.

8. Isikuandmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda

Ettevõtte kliendihaldussüsteem asub Amazon Web Services serveritel USA idarannikul. Andmete edastamine toimub USA–EL andmeprivaatsusraamistiku (EU–US Data Privacy Framework) alusel, mille Euroopa Komisjon on tunnustanud piisavaks kaitsemehhanismiks (otsus (EL) 2023/1795).

Kõigi muude teenusepakkujate andmed töödeldakse Euroopa Majanduspiirkonnas (EMP). Ettevõtte töötajatel võib esineda vajadus kasutada kliendihaldussüsteemi ajutiselt väljaspool EMP-d. Sellisel juhul on tagatud juurdepääsu vastavus IKÜM V peatüki nõuetele.

9. Kuidas isikuandmeid kaitseme?

Ettevõte töötleb isikuandmeid järgmistest põhimõtetest lähtuvalt:

• seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus — isikuandmeid töödeldakse üksnes õigusliku aluse olemasolul ning andmesubjektide teavitatakse vastavast töötlusest;
• eesmärgi piirang — isikuandmeid kogutakse selgelt määratletud, sõnastatud ja õiguspärastel eesmärkidel ning ei töötleta muul, eesmärkidega kokkusobimatul viisil; 
• minimaalsus — kogutakse üksnes selliseid andmeid, mis on eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud;
• säilitamise piirang — andmeid säilitatakse kuni eesmärgi saavutamiseni või seadusjärgse kohustuse lõppemiseni, misjärel andmed kustutatakse või muudetakse anonüümseks;
• turvalisus — isikuandmeid kaitstakse loata juurdepääsu, avalikustamise, muutmise või hävitamise eest asjakohaste tehniliste ja organisatsiooniliste meetmetega (ligipääsukontroll, 2FA, krüptimine, logid).

Juurdepääs isikuandmetele on ainult neil Ettevõtte töötajatel, kelle tööülesanded seda nõuavad, ning volitatud töötlejatel vastavalt sõlmitud andmetöötluslepingutele. Ettevõte ei kasuta isikuandmete töötlemisel automatiseeritud otsuste tegemist ega profileerimist IKÜM artikli 22 tähenduses.

10. Millised on teie õigused?

Andmesubjektil on järgmised õigused seoses oma isikuandmete töötlemisega Ettevõtte poolt:

• Juurdepääsuõigus — õigus saada kinnitust, kas Ettevõte töötleb tema isikuandmeid.
• Parandamisõigus — õigus nõuda ebaõigete või puudulike isikuandmete parandamist.
• Kustutamisõigus — õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui töötlemiseks puudub õiguslik alus või andmeid enam ei vajata.
• Töötlemise piiramise õigus— õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist teatud tingimustel (nt andmete täpsuse vaidlustamisel).
• Ülekandeõigus — õigus saada enda esitatud isikuandmed struktureeritud, üldjuhul kasutatavat formaadis, kui töötlemine tugineb nõusolekule või lepingule ja toimub automatiseeritult.
• Vastuväite õigus otseturunduse korral — Kuna metsa- ja kinnistuomanike kontakteerimine kujutab endast otseturundust IKÜM põhjenduspunkti 47 tähenduses, on andmesubjektil õigus esitada igal ajal vastuväide tema isikuandmete sellisele töötlemisele (IKÜM artikkel 21 lg 2). Vastuväite korral lõpetab Ettevõte andmesubjekti isikuandmete töötlemise otseturunduse eesmärgil viivitamata ja ilma täiendava kaalumiseta. Vastuväite esitamiseks piisab suulisest teatest telefonis, kirjalikust teatest aadressil info@eestimetsameister.ee või muul pöördumiseks kasutatud kanalil. Lisaks on andmesubjektil õigus esitada vastuväide ka muul õigustatud huvi alusel toimuvale töötlemisele (IKÜM artikkel 21 lg 1), esitades selleks oma konkreetse olukorraga seotud põhjendused.

Ettevõte vastab kõigile isikuõiguste teostamise taotlustele ühe kuu jooksul. Keerulisematel juhtudel on Ettevõttel õigus tähtaega kuni kahe kuu võrra pikendada, teatades sellest andmesubjektile.

11. Kuidas tutvuda õigustatud huvi hindamistega?

Ettevõte on koostanud dokumenteeritud õigustatud huvi hindamised järgmistele töötlemistoimingutele:

• metsaomanike kontakteerimine müügipakkumiste eesmärgil;
• videovalve kasutamine kontoriruumides.

Õigustatud huvi hindamistega on võimalik tutvuda, esitades sellekohase taotluse aadressile info@eestimetsameister.ee . 

12. Kuidas esitada kaebus?

Kui andmesubjekt leiab, et Ettevõte on tema isikuandmete töötlemisel rikkunud kehtivaid õigusakte, on tal õigus esitada kaebus järelevalveasutusele Andmekaitse Inspektsioon. Soovitame esmalt pöörduda Ettevõtte poole, et probleemi lahendada.

13. Privaatsustingimuste muutmine

Ettevõttel on õigus käesolevaid Tingimusi muuta, avaldades ajakohastatud versiooni veebilehel www.eestimetsameister.ee.